Effizientere Prozesse dank Intranet

Ein Intranet ist klassisch ein unternehmensinternes Kommunikations- und Prozessteuerungsportal. Ganz wichtig ist dabei, dass es intuitiv bedienbar ist, optimal an die Unternehmensabläufe angepasst funktioniert, und vor allem: dass es von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Neben allen technischen Prozessabläufen sind die Benutzerfreundlichkeit (Usability in logischen Handlungsabfolgen) und ein ansprechendes Design (Layout und Softwaredesign) entscheidend für die Akzeptanz. Ein logisch strukturiertes und funktional überzeugendes Intranet spart Zeit – und damit Geld -, macht das Tagesgeschäft effektiver und stärkt die Unternehmenskommunikation und Mitarbeiteridentifikation. Wenn es diese Voraussetzungen erfüllt, steigert es die Unternehmenseffizienz und Mitarbeitermotivation. Aber wie geht das?

Das Intranet bietet Mitarbeitern schnell, idealerweise ortsungebunden und personalisiert Zugriff auf Informationen zum Unternehmen, zum Kunden, zum Produkt etc. Durch die zentrale Informationsverwaltung entfallen zeitaufwändige Wege der Informationsbeschaffung wie die Abstimmungen und Anfragen anderer Mitarbeiter/ Abteilungen, Unsicherheiten zur Aktualität und Gültigkeit und minimieren so redundante Daten, Risiken, Frust und Kommunikationsaufwände.

Typische Anwendungen sind interne Telefonbücher, Adresslisten, Zugriff auf  Marketingunterlagen und Dokumente, aber auch interne Verhaltenskodex-Definitionen, Richtlinien und Prozessdefinitionen. Nicht zu vergessen sind natürlich auch die Punkte wie Kommunikation von News, Terminen, Stellenausschreibungen, Kundeninformationen und der Mitarbeiter-Service, wie z.B. eine Pinnwand, Abstimmungstools, Planung/ Bekanntgaben von Firmenevents oder auch die Geburtstagsliste.

Individuell erfahren Intranet-Anwendungen natürlich ihren Haupteinsatz in Anwendungen zur Prozesssteuerung. Gute Beispiele hierfür sind die Prozesse im Qualitätsmanagement genauso wie Aufgabenlisten, Projekt- und Ressourcenplanungen, Vertriebsmanagement und Stundenerfassung der Mitarbeiter.

Die Vorteile eines Intranets auf einen Blick:

  • Schnelleres Tagesgeschäft verbunden mit Arbeitszeiteinsparungen
  • Vermeidung redundanter Daten – Prozessoptimierung
  • Erhöhung des Informationstransfers durch Stärkung der Mitarbeiterinformation
  • Schnellere Arbeitsabläufe durch vereinfachten Zugriff auf alle Informationen
  • Stärkung und Verbesserung des Projekt- und Kundenservice
  • Motivationsstärkung der Mitarbeiter – Förderung der Eigenverantwortlichkeit
  • Erreichung einer neuen verbesserten Kommunikationsqualität
  • Effektiver, gezielter Wissenstransfer
  • Zugriff auf einheitliche Infrastruktur

Durch den aktiven Einsatz des Intranets werden geänderte Informationen mit geringem Aufwand aktuell gehalten und stehen jedem Mitarbeiter jederzeit bereit. Die fehleranfällige und redundante Datenpflege und -ablage entfällt. Zentral verfügbar und aktuell. Das Intranet muss als verlässliches Arbeitsinstrument up-to-date sein. Nur dann erzeugen wir Akzeptanz und Interaktion. Dies bedingt regelmäßige Datenpflege verbunden mit Redaktions- und Zuständigkeitsdefinitionen. Wer das Recht zum Einspeisen hat und wie die Informationen eingepflegt werden, wird unternehmensinternen definiert. Basis dafür ist ein integriertes Benutzerrechtesystem, welches generell die Zugriffssteuerung personalisiert übernimmt, aber auch die Redaktionsabläufe – im Sinne von Schreibrechten und/oder Terminierungen – gewährt.

Unternehmen, die die Aufwände im Rahmen der Planung und Konzeption des Intranets im Vorfeld nicht scheuen, werden belohnt: Die Kommunikation im Unternehmen verändert sich – zum Vorteil aller. Der Weg zum „eigenem“ Intranet ist dabei gar nicht so aufwändig: Je umfassender und gründlicher die Vorarbeiten realisiert werden, umso effektiver die spätere Nutzung. Parallel ändern sich auch die Methodik und die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter. Nach einer initialen Gewöhnungs- und Akzeptanzphase bleibt so das Wissen im Unternehmen bewahrt, selbst wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

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About Ulrike Püschmann

Ulrike Püschmann ist seit 2001 in der Agentur CREATIVCLICKS als Projektmanager und Konzepter für die Planung & Führung unserer Kundenprojekte verantwortlich. Sie begleitet die Kunden von Beginn an: von der ersten Idee bis zur finalen Umsetzung und steht Ihnen somit als Berater, Moderator und auch als Organisator jederzeit zur Seite. Sie entfaltet ihre Leidenschaft bei Anforderungen die über die etablierten Produkte hinausgehen und mit einer gewissen Komplexität im Projekt und/oder im Prozess zu realisieren sind. Dann wird aus Erfahrung und den analytischen Fähigkeiten eine neue Welt – Ihre neue Onlinewelt.

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